De projectdefinitie zal het basisdossier vormen voor uw toekomstig DBFM- of PPS-bouwproject.
Het zal een belangrijk instrument zijn, waarin de opdrachtgever alle relevante informatie verzamelt met betrekking tot dat concrete bouwproject. Het basisdossier moet het bouwteam helpen om inzicht te krijgen in de randvoorwaarden en de bepalende elementen van het project. Voor een externe deskundige (architect, ingenieur, …) is het een volledige en bruikbare introductie in het concreet project.
De ambitie van dit modeldocument is een leidraad te zijn bij het opmaken van een zo compleet mogelijk basisdossier door het schoolbestuur of de scholengroep. Daarbij is getracht alle mogelijke aspecten aan te geven die eventueel betrekking kunnen hebben op uw bouwproject. Het hangt van project tot project af hoe diepgaand elk van deze aspecten dient beschreven te worden. Hierbij wordt pragmatisme en realiteitszin van de auteur(s) gevraagd. Vermijd analyse om de analyse. Zo kan ook vermeden worden dat middelen inefficiënt besteed worden of dat een analysefase verzand. Het heeft bijvoorbeeld geen zin een zeer diepgaande inventarisatie en evaluatie te maken van een gebouw waarvan vroeg in het planningsproces als duidelijk is dat het geen of nauwelijks deel uitmaakt van het bouwproject.
Wat de vorm van de projectdefinitie betreft, werd er gekozen voor een vaste structuur, zodat er uniformiteit ontstaat tussen de basisdossiers van de verschillende projecten van het DBFM-programma. Het is wenselijk dat deze structuur behouden blijft, zodat in elk basisdossier gelijkaardige informatie onder dezelfde paragraaf voorkomt. Verder werd geopteerd voor een document in Microsoft Word, ervan uitgaande dat dit een universeel gehanteerd formaat is. Tegelijk leek het niet opportuun om het document te beveiligen, zodat titels kunnen aangepast worden waar nodig en vrij afbeeldingen en tabellen kunnen worden toegevoegd.
Aan de hand van enkele korte vraagjes wordt steeds de richting aangegeven van de inhoud van de betrokken paragraaf. Uiteraard zijn deze vragen niet limitatief en is het niet de bedoeling op elke vraag letterlijk een antwoord te formuleren. Ook zullen niet steeds alle vragen van toepassing zijn op uw bouwproject. Het finale document is liefst een vlot leesbare tekst, waar snel de relevante informatie kan uitgehaald worden.
Wees in het programma van eisen zo concreet mogelijk, maar vermijdt een te snelle vertaling van de algemene wensen en verlangens naar te concrete ruimtelijke elementen. Een te stringente ruimtelijke vertaling beknot immers de creatieve vrijheid van de ontwerper. Maak ook een duidelijk het onderscheid tussen noodzakelijke elementen (need to have) en wat wenselijk maar niet noodzakelijk is (nice to have).
Bij het opmaken van de teksten voor het basisdossier en het verzamelen van de nodige informatie zal het schoolbestuur of de scholengroep kunnen rekenen op de ondersteuning van de sector PPS-DBFM.